Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie cvtobrand.com („CVtoBrand“, „wir“) personenbezogene Daten auf der Website cvtobrand.com und in der Web-App unter app.cvtobrand.com (der „Dienst“) verarbeitet. CVtoBrand ist Verantwortlicher für die in Abschnitt 2.2 beschriebenen Verarbeitungen. Unsere Kontaktadresse für alle Datenschutzfragen und -anfragen ist [email protected]. Wenn Sie die vollständige rechtliche Identität (rechtlicher Name, Registernummer und Anschrift) der Person oder Organisation hinter CVtoBrand erfahren möchten, fragen Sie uns unter dieser Adresse; wir teilen sie Ihnen unverzüglich mit. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

2. Unsere zwei Rollen

2.1 Auftragsverarbeiter für unsere Kunden. Wenn ein Kunde (eine Personalvermittlung oder ein Personaldienstleister) Lebensläufe hochlädt, werden die darin enthaltenen personenbezogenen Daten im Auftrag und nach Weisung des Kunden verarbeitet. Der Kunde ist Verantwortlicher; es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Der Kunde ist allein verantwortlich für eine Rechtsgrundlage, die Information der Kandidaten und die Einhaltung der Gesetze seines eigenen Landes.

2.2 Verantwortlicher für unsere eigenen Verarbeitungen. Für die Website, Kundenkonten, Kommunikation und Abrechnung ist CVtoBrand Verantwortlicher. Diese Verarbeitungen sind nachfolgend beschrieben.

3. Was wir verarbeiten und warum

• Website-Besuche: technische Daten, die zur Bereitstellung und Absicherung der Website erforderlich sind, etwa IP-Adresse, Browsertyp und aufgerufene Seite, verarbeitet durch unseren Hosting- und Netzwerkanbieter. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Analyse-Cookies verwenden wir nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Abschnitt 4); Werbe-Cookies verwenden wir nicht.
• Website-Analyse (nur mit Ihrer Einwilligung): wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren, Daten darüber, wie Sie die Website nutzen, erhoben mit Google Analytics (siehe Abschnitt 4). Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.
• Konten und Nutzer: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle (Admin oder Recruiter), Arbeitsbereich sowie Anmelde- und Nutzungsdaten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung mit dem Kunden und unser berechtigtes Interesse an Bereitstellung und Absicherung des Dienstes.
• Kontakt- und Demoanfragen: die Angaben, die Sie uns senden, zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse oder vorvertragliche Maßnahmen.
• Abrechnung: Firmen- und Rechnungsdaten sowie Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und gesetzliche (steuerliche) Pflichten.

4. Cookies

Die Website cvtobrand.com verwendet unbedingt erforderliche Speicherung im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers: Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Modus (cvtb-theme), Ihre Sprachwahl (cvtb-lang, nur wenn Sie selbst eine Sprache wählen) und Ihre Cookie-Entscheidung (cvtb-consent, mit Datum und Version dieser Entscheidung). Blockiert Ihr Browser den lokalen Speicher, werden Ihre Sprachwahl und Ihre Cookie-Entscheidung in unbedingt erforderlichen Cookies mit denselben Namen gespeichert. Diese Speicherung erfordert keine Einwilligung und wird nicht verwendet, um Sie zu verfolgen.

Analyse, nur mit Ihrer Einwilligung. Wenn Sie Analyse-Cookies akzeptieren, verwenden wir Google Analytics 4, um zu verstehen, wie die Website genutzt wird, zum Beispiel welche Seiten besucht werden und wie Besucher die Website finden, damit wir sie verbessern können. Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben: Bis dahin und wenn Sie die Analyse ablehnen, wird kein Google-Analytics-Skript geladen und es werden keine Analyse-Cookies gesetzt. Wir verwenden den Google Consent Mode, bei dem alle Kategorien standardmäßig auf „abgelehnt“ stehen. Die Werbefunktionen von Google Analytics und Google Signals nutzen wir nicht, und wir verwenden Analysedaten nicht für Werbung.

Mit Ihrer Einwilligung setzt Google Analytics die Cookies _ga (zur Unterscheidung von Besuchern) und _ga_<ID> (zur Speicherung des Sitzungsstatus); sie laufen standardmäßig bis zu 2 Jahre nach Ihrem letzten Besuch ab. Google Analytics verarbeitet dann eine Online-Kennung aus diesen Cookies, die von Ihnen aufgerufenen Seiten, Zeitpunkt und Herkunft Ihres Besuchs sowie Informationen über Ihr Gerät, Ihren Browser und Ihren ungefähren Standort, abgeleitet aus Ihrer IP-Adresse. Daten auf Ereignisebene werden in Google Analytics für die in unserem Google-Analytics-Konto eingestellte Aufbewahrungsdauer gespeichert; aggregierte Berichte, die Sie nicht identifizieren, können länger aufbewahrt werden.

Empfänger dieser Daten ist Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), die Google Analytics bereitstellt; die Daten können auch von Google LLC in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden. Diese Übermittlung ist durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert, unter dem Google LLC zertifiziert ist. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für die Cookies Art. 11.7a des niederländischen Telekommunikationsgesetzes, Telecommunicatiewet). Google Analytics wird nur für diese Website verwendet, nicht für Lebensläufe oder andere Kundendaten in der Web-App.

Bei Ihrem ersten Besuch fragen wir nach Ihrer Entscheidung; Ablehnen ist so einfach wie Akzeptieren, und die Analyse bleibt deaktiviert, sofern Sie sie nicht akzeptieren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite ändern oder widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Nach dem Widerruf wird Google Analytics nicht mehr geladen, und wir entfernen die zugehörigen Cookies aus Ihrem Browser; Sie können Cookies auch selbst in den Einstellungen Ihres Browsers löschen. Nach 12 Monaten oder wenn sich die Kategorien ändern, fragen wir Sie erneut.

Zum Schutz der Anmeldung vor Missbrauch verwendet die Web-App (app.cvtobrand.com) Google reCAPTCHA Enterprise über Firebase App Check; dies ist für die Sicherheit unbedingt erforderlich. Die Web-App verwendet außerdem die Cookies und Speicher, die für die Anmeldung und Nutzung unbedingt erforderlich sind.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als für die oben genannten Zwecke erforderlich. Im Einzelnen:

• Lebensläufe und Kandidatendaten (als Auftragsverarbeiter): Erstellte Lebenslaufprofile werden nur für die vom Administrator des Kunden gewählte Speicherdauer (7 bis 90 Tage; Standard 14) gespeichert und danach gelöscht. Originaldateien von Lebensläufen und Fotos speichern wir nicht. Siehe § 13 des AVV.
• Konten und Nutzer: solange das Konto des Kunden besteht.
• Löschung eines Kundenkontos: Löscht ein Kunde sein Konto (in der Web-App oder auf Anfrage bei uns) oder endet der Vertrag auf andere Weise, beginnt eine Wiederherstellungsfrist von 10 Tagen, in der der Kunde die Löschung rückgängig machen und seine Daten exportieren kann. Nach diesen 10 Tagen löschen wir alle Daten des Arbeitsbereichs dieses Kunden endgültig (Konto, Nutzer, Lebenslaufprofile, Einstellungen, Audit-Logs und Nutzungsdaten), unverzüglich und spätestens 30 Tage später.
• Audit-Logs (welcher Nutzer wann welche Aktion an welchem Element ausgeführt hat; keine Lebenslaufinhalte): 12 Monate, in jedem Fall nicht länger, als der Arbeitsbereich des Kunden besteht.
• Kontakt- und Demo-Anfragen: 12 Monate nach unserem letzten Kontakt.
• Analyse-Cookies (nur mit Ihrer Einwilligung): siehe Abschnitt 4.
• Einzige Ausnahme: Rechnungs- und Zahlungsunterlagen, die wir nach niederländischem Recht aufbewahren müssen (Art. 2:10 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs und Art. 52 der niederländischen Abgabenordnung, Algemene wet inzake rijksbelastingen), bewahren wir 7 Jahre auf. Wir bewahren nur die dafür erforderlichen Daten auf (etwa Firmenname, Rechnungsangaben, Rechnungs- und Zahlungsdaten), niemals Lebensläufe oder Kandidatendaten.
• Backups: Enthalten Backup- oder Wiederherstellungsfunktionen unserer Cloud-Anbieter Kopien personenbezogener Daten, werden diese Kopien nur zur Wiederherstellung des Dienstes nach einem Vorfall verwendet und gelöscht oder überschrieben, sobald ihre feste Aufbewahrungsdauer endet. Gelöschte Daten können zudem für begrenzte Zeit in den internen Backup-Systemen unserer Anbieter verbleiben, bevor sie gemäß deren Bedingungen endgültig überschrieben werden.
• Technische Logs unserer Hosting-, Cloud- und E-Mail-Anbieter: für die begrenzten Aufbewahrungsfristen, die bei unseren Anbietern für diese Logs gelten; danach werden sie gelöscht.

6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten: Google (Google Cloud und Firebase: Back-End, Datenbank, Anmeldung, Missbrauchsschutz mit reCAPTCHA Enterprise, KI-Verarbeitung mit Vertex AI sowie unser Support-Postfach über Google Workspace), Resend (Service-E-Mails) und Cloudflare (Auslieferung von Website und App, DNS und Netzwerksicherheit). Einzelheiten, Standorte und Garantien sind in Anlage C zum AVV aufgeführt. Google Analytics (Google Ireland Limited) verwenden wir nur auf der Website und nur mit Ihrer Einwilligung; siehe Abschnitt 4.

7. Übermittlungen in Drittländer

Unsere Back-End-Funktionen laufen in der Google-Cloud-Region europe-west4 (Niederlande), und unsere KI-Verarbeitung läuft in der EU. Einige unserer Anbieter sind US-Unternehmen oder gehören zu solchen, und manche Daten können außerhalb des EWR verarbeitet werden: Insbesondere laufen Anmeldung und Missbrauchsschutz auf der globalen Infrastruktur von Google, Cloudflare betreibt ein globales Netzwerk, Resend speichert E-Mail-Metadaten und Logs in den Vereinigten Staaten, und wenn Sie in die Analyse einwilligen, können Google-Analytics-Daten von Google LLC in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden. Werden personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet, ist die Übermittlung durch das EU-US Data Privacy Framework und/oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, wie in Anlage C zum AVV und in Abschnitt 4 aufgeführt.

8. Ihre Rechte

Sie haben im gesetzlichen Rahmen das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch und auf Datenübertragbarkeit. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Betrifft Ihre Anfrage einen Lebenslauf, den eine Agentur hochgeladen hat, wenden Sie sich bitte an diese Agentur; wir unterstützen die Agentur bei der Bearbeitung.

9. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, darunter verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Trennung der Kundenarbeitsbereiche und rollenbasierte Zugriffe.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.

11. Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu Ihren Rechten können Sie per E-Mail an [email protected] richten. Datenschutzanfragen (etwa zur Ausübung Ihrer Rechte) können Sie ebenfalls an diese Adresse senden.