Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Parteien und Geltungsbereich

1.1 Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) wird zwischen dem Kunden (dem „Verantwortlichen“) und CVtoBrand im Sinne von § 1.1 der AGB von CVtoBrand („CVtoBrand“, dem „Auftragsverarbeiter“) geschlossen und ist Bestandteil dieser AGB (die „AGB“). CVtoBrand legt dem Verantwortlichen ihre vollständige rechtliche Identität auf Anfrage gemäß § 1.1 der AGB offen.

1.2 Dieser AVV gilt für alle personenbezogenen Daten, die CVtoBrand bei der Erbringung des Dienstes im Auftrag des Kunden verarbeitet, wie in Anlage A beschrieben.

1.3 Mitteilungen an CVtoBrand nach diesem AVV, einschließlich Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Anträgen betroffener Personen und Einsprüchen gegen Unterauftragsverarbeiter, werden an [email protected] gesendet. Mitteilungen nach diesem AVV können gemäß § 19.4 der AGB wirksam per E-Mail erfolgen.

2. Begriffsbestimmungen

Begriffe wie „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „Unterauftragsverarbeiter“, „betroffene Person“ und „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ haben die Bedeutung nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“). Sonstige großgeschriebene Begriffe haben die Bedeutung nach den AGB.

3. Gegenstand, Art, Zweck und Dauer

CVtoBrand verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes: Umwandlung des Textes, den der Browser des Nutzers aus Lebensläufen ausliest, in Lebenslaufprofile im Design des Kunden, in der gewählten Sprache und Version (mit oder ohne identifizierende Angaben des Kandidaten), Speicherung dieser Profile im Arbeitsbereich des Kunden für die vom Verantwortlichen festgelegte Speicherdauer und Bereitstellung für den PDF-Export. Quelldateien von Lebensläufen und Fotos werden von CVtoBrand nicht gespeichert; Fotos verbleiben auf dem Gerät des Nutzers. Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit der AGB und bis zur Löschung nach § 13. Einzelheiten enthält Anlage A.

4. Pflichten des Verantwortlichen

4.1 Der Verantwortliche ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und für die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften seines eigenen Landes sowie jedes anderen anwendbaren Landes, einschließlich des Vorliegens einer Rechtsgrundlage, der Information betroffener Personen, der Entscheidung, welche Daten hochgeladen werden, der Festlegung von Aufbewahrungsfristen, der Entscheidung über die Anonymisierung und der Weitergabe der Ausgabe an Dritte.

4.2 Der Verantwortliche stellt sicher, dass seine Weisungen rechtmäßig sind und er nicht mehr personenbezogene Daten hochlädt als erforderlich. Enthalten Lebensläufe besondere Kategorien personenbezogener Daten, ist allein der Verantwortliche dafür verantwortlich.

4.3 CVtoBrand prüft nicht, ob die Verarbeitung durch den Verantwortlichen rechtmäßig ist, und erbringt keine Rechtsberatung.

5. Weisungen

CVtoBrand verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, bestehend aus den AGB, diesem AVV und der Nutzung der Funktionen des Dienstes durch den Verantwortlichen, sofern die Verarbeitung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist; in diesem Fall informiert CVtoBrand den Verantwortlichen vorab, soweit zulässig. CVtoBrand weist darauf hin, wenn eine Weisung nach ihrer Auffassung gegen die DSGVO verstößt, ohne zur Prüfung von Weisungen verpflichtet zu sein.

6. Vertraulichkeit

CVtoBrand stellt sicher, dass die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

7. Sicherheit

CVtoBrand trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Kosten und der Risiken der Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Anlage B. Der Verantwortliche bestätigt, diese Maßnahmen geprüft zu haben und sie für seine Verarbeitung als angemessen anzusehen.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine Genehmigung für den Einsatz der in Anlage C aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. CVtoBrand informiert den Verantwortlichen vorab über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter; der Verantwortliche kann innerhalb von 14 Tagen aus begründetem Anlass widersprechen. Wird keine Lösung gefunden, kann der Verantwortliche den betroffenen Teil des Dienstes kündigen; dies ist sein einziger Rechtsbehelf. CVtoBrand erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem AVV festgelegt sind, und bleibt gegenüber dem Verantwortlichen gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO für die Erfüllung der Pflichten ihrer Unterauftragsverarbeiter verantwortlich.

9. Übermittlungen in Drittländer

Personenbezogene Daten werden nur dann außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, wenn geeignete Garantien gemäß Kapitel V DSGVO bestehen, etwa ein Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.

10. Unterstützung

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt CVtoBrand den Verantwortlichen mit angemessenen Maßnahmen bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen und bei der Erfüllung seiner Pflichten zu Sicherheit, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation. Anträge, die betroffene Personen direkt an CVtoBrand richten, werden an den Verantwortlichen weitergeleitet. Für Unterstützung, die über die Standardfunktionen des Dienstes hinausgeht, darf CVtoBrand angemessene Kosten berechnen.

11. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

CVtoBrand meldet dem Verantwortlichen eine Verletzung des Schutzes seiner personenbezogenen Daten unverzüglich, nachdem sie ihr bekannt geworden ist, und stellt die angemessen verfügbaren Informationen bereit, damit der Verantwortliche seine eigenen Meldepflichten erfüllen kann. Meldungen an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen obliegen dem Verantwortlichen.

12. Informationen und Audits

CVtoBrand stellt alle Informationen bereit, die vernünftigerweise erforderlich sind, um die Einhaltung von Art. 28 DSGVO und dieses AVV nachzuweisen, und ermöglicht Audits, einschließlich Inspektionen, durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer und trägt dazu bei. CVtoBrand kann zunächst Dokumentationen, Zertifizierungen oder Prüfberichte vorlegen; der Verantwortliche prüft nach Treu und Glauben, ob diese ausreichen. Audits finden höchstens einmal jährlich, mit mindestens 30 Tagen Vorankündigung und während der Geschäftszeiten statt, es sei denn, (i) eine Aufsichtsbehörde verlangt etwas anderes, (ii) es ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingetreten, die Daten des Verantwortlichen betrifft, oder (iii) es bestehen begründete Anhaltspunkte dafür, dass CVtoBrand diesen AVV nicht einhält. Die Kosten von Audits trägt der Verantwortliche, es sei denn, das Audit ergibt einen wesentlichen Verstoß von CVtoBrand.

13. Rückgabe und Löschung

13.1 Erstellte Lebenslaufprofile werden im Arbeitsbereich des Verantwortlichen nur für die von seinem Administrator im Dienst festgelegte Speicherdauer gespeichert (derzeit 7, 14, 30, 60 oder 90 Tage; Standard 14 Tage). Eine Änderung der Speicherdauer verlängert bestehende Profile nicht. Nach Ablauf wird das Profil gelöscht. Audit-Log-Einträge (ohne Lebenslaufinhalte) werden nicht länger als 12 Monate aufbewahrt.

13.2 Originaldateien von Lebensläufen werden im Browser des Nutzers ausgelesen und von CVtoBrand nicht gespeichert. Fotos bleiben auf dem Gerät des Nutzers. Der aus einem Lebenslauf ausgelesene Text wird nur zur Konvertierung an den KI-Dienst gesendet und von der Anwendung von CVtoBrand nicht gespeichert. Eine etwaige vorübergehende Speicherung durch den KI-Anbieter, etwa für Caching oder Missbrauchsüberwachung, richtet sich nach den Bedingungen von Google Cloud für Vertex AI, nach denen Kundendaten nicht ohne Erlaubnis zum Training von Google-Modellen verwendet werden. Vom Verantwortlichen exportierte PDFs liegen außerhalb des Dienstes und in seiner Verantwortung.

13.3 Löscht der Verantwortliche sein Konto (im Dienst, sofern diese Funktion verfügbar ist, oder durch Anfrage an [email protected]) oder enden die AGB auf andere Weise, einschließlich durch Kündigung, sonstige Beendigung oder Nichtverlängerung, beginnt eine Wiederherstellungsfrist von 10 Tagen. Innerhalb dieser Frist kann der Verantwortliche die noch benötigte Ausgabe exportieren (erforderlichenfalls stellt CVtoBrand den Zugang auf Anfrage ausschließlich für den Export wieder her) und, wenn er die Löschung selbst veranlasst hat, die Löschung rückgängig machen. Die Exportfunktion ist die Form, in der personenbezogene Daten an den Verantwortlichen zurückgegeben werden, und diese Frist ist die letzte Gelegenheit, sie zu nutzen. Lebenslaufprofile, deren eigene Speicherdauer früher endet, werden zu diesem früheren Zeitpunkt gelöscht.

13.4 Mit Ablauf der Wiederherstellungsfrist löscht CVtoBrand alle personenbezogenen Daten des Arbeitsbereichs des Verantwortlichen endgültig, einschließlich Nutzerkonten, Lebenslaufprofilen, Einstellungen, Audit-Logs und Nutzungsdaten, unverzüglich und spätestens 30 Tage nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist; bis dahin werden diese Daten zu keinem anderen Zweck verarbeitet. Auf Anfrage bestätigt CVtoBrand die Löschung per E-Mail. Einzige Ausnahme sind Rechnungs- und Zahlungsunterlagen, die CVtoBrand nach niederländischem Recht aufbewahren muss (Art. 2:10 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuchs und Art. 52 der niederländischen Abgabenordnung, Algemene wet inzake rijksbelastingen); diese werden 7 Jahre aufbewahrt, sind auf das dafür Erforderliche beschränkt und enthalten keine Lebenslauf- oder Kandidatendaten.

13.5 Backups: Enthalten Backup- oder Wiederherstellungsfunktionen der Unterauftragsverarbeiter von CVtoBrand Kopien personenbezogener Daten, werden diese Kopien nur zur Wiederherstellung des Dienstes nach einem Vorfall verwendet, bleiben durch die Maßnahmen in Anlage B geschützt und werden gelöscht oder überschrieben, sobald ihre feste Aufbewahrungsdauer endet. Gelöschte Daten können zudem für begrenzte Zeit in den internen Backup- und Notfallwiederherstellungssystemen der Unterauftragsverarbeiter verbleiben, bevor sie gemäß deren Datenverarbeitungsbedingungen (Anlage C) endgültig überschrieben werden.

14. Haftung

Die Haftungsausschlüsse und -beschränkungen der AGB (§ 13) gelten uneingeschränkt für diesen AVV. Soweit zwingendes Recht dies zulässt, haftet CVtoBrand nicht für Schäden, Bußgelder oder Ansprüche, die aus der Verarbeitung oder den Weisungen des Verantwortlichen oder aus dessen Nichteinhaltung von Gesetzen oder Vorschriften entstehen, und der Verantwortliche stellt CVtoBrand gemäß § 14 der AGB frei. Die Rechte betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO bleiben unberührt.

15. Laufzeit, Vorrang und Recht

Dieser AVV gilt, solange CVtoBrand personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den AGB hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten hat dieser AVV Vorrang. Für diesen AVV gelten dasselbe Recht und derselbe Gerichtsstand wie für die AGB. § 19.2 der AGB (die englische Fassung ist maßgeblich) gilt für diesen AVV.

Anlage A · Beschreibung der Verarbeitung

• Betroffene Personen: Kandidaten, Arbeitsuchende und Fachkräfte, deren Lebensläufe der Verantwortliche hochlädt; Nutzer des Verantwortlichen; in Lebensläufen oder der Ausgabe genannte Kontaktpersonen (etwa Recruiter und Referenzen).
• Kategorien personenbezogener Daten: der aus Lebensläufen ausgelesene Text, etwa Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Berufserfahrung, Ausbildung, Fähigkeiten, Sprachen, Zertifikate und sonstige Angaben im Lebenslauf; der Ausgabe hinzugefügte Kontaktdaten von Recruitern und Referenznummern; Kontodaten der Nutzer. Quelldateien von Lebensläufen und Fotos werden von CVtoBrand weder empfangen noch gespeichert; Fotos verbleiben auf dem Gerät des Nutzers.
• Besondere Kategorien: Lebensläufe können gelegentlich besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO) enthalten. Der Dienst ist dafür nicht ausgelegt, und der Verantwortliche sollte sie entfernen, soweit sie nicht erforderlich sind. Werden sie hochgeladen, ist der Verantwortliche für die anwendbare Ausnahme und Rechtsgrundlage verantwortlich; CVtoBrand verarbeitet sie mit denselben Maßnahmen wie alle anderen personenbezogenen Daten (Anlage B).
• Art und Zweck: Empfang des im Browser des Nutzers aus Lebensläufen ausgelesenen Textes, automatisierte (KI-gestützte) Umstrukturierung und Übersetzung, Anwendung des Designs des Verantwortlichen, Entfernung identifizierender Angaben auf Wunsch, Speicherung im Arbeitsbereich für die vom Verantwortlichen festgelegte Speicherdauer und PDF-Export.
• Dauer: Laufzeit der AGB zuzüglich der Löschfrist nach § 13.

Anlage B · Technische und organisatorische Maßnahmen

Zugang und Authentifizierung

• Jeder Zugang zur App erfordert eine Anmeldung mit einem Konto. Für den operativen Zugang ist ein zweiter Faktor (Authenticator-App oder Telefon) erforderlich.
• Rollenbasierter Zugriff je Arbeitsbereich (Administrator und Recruiter); die Plattformverwaltung ist eine eigene Rolle.
• Die Datenbank erlaubt keinen direkten Lese- oder Schreibzugriff aus Browsern (Deny-all-Sicherheitsregeln); jeder Datenzugriff erfolgt über serverseitige Funktionen, die Arbeitsbereich und Rolle des Nutzers prüfen.
• Die App verwendet Firebase App Check (reCAPTCHA Enterprise), um das Back-End vor Missbrauch zu schützen.
• CVtoBrand gewährt Zugriff auf Produktionsdaten nur Personen, die ihn zur Bereitstellung, Absicherung oder Unterstützung des Dienstes benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind (§ 6).

Datenminimierung und Trennung

• Logische Trennung der Arbeitsbereiche der Kunden (Mandantentrennung).
• Quelldateien von Lebensläufen werden im Browser des Nutzers ausgelesen und von CVtoBrand weder hochgeladen noch gespeichert. Nur der ausgelesene Text wird an das Back-End und den KI-Dienst gesendet. Fotos verbleiben auf dem Gerät des Nutzers und werden nur dort in das PDF eingefügt.
• Anwendungslogs enthalten keinen Lebenslauftext und keine Zugriffstoken.

Speicherdauer

• Generierte Lebenslaufprofile werden nur für die vom Administrator des Arbeitsbereichs gewählte Speicherdauer gespeichert (7, 14, 30, 60 oder 90 Tage; Standard 14) und danach gelöscht.
• Einladungen verfallen nach einer begrenzten Frist (in der Regel 7 Tage).
• Bei Löschung eines Kundenkontos oder Vertragsende gilt eine Wiederherstellungsfrist von 10 Tagen; danach werden alle Daten des Arbeitsbereichs unverzüglich und spätestens 30 Tage später gelöscht (§ 13).
• Audit-Log-Einträge enthalten keine Lebenslaufinhalte und werden nicht länger als 12 Monate aufbewahrt.

Verschlüsselung und Netzwerk

• Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS) zwischen Browser, App und Back-End.
• Sicherheits-Header in der App, u. a. X-Frame-Options DENY, X-Content-Type-Options nosniff, Referrer-Policy und Permissions-Policy.
• Gespeicherte Daten werden mit der Standardverschlüsselung des Cloud-Anbieters verschlüsselt.

Standort und Anbieter

• Back-End-Funktionen laufen in der Google-Cloud-Region europe-west4 (Niederlande). Die KI-Verarbeitung nutzt Vertex AI in der EU-Multiregion. Die Datenbank und die weiteren genutzten Dienste sind mit ihren Standorten in Anlage C aufgeführt.
• Die KI-Verarbeitung erfolgt über Vertex AI von Google Cloud (Unternehmensbedingungen), nicht über einen KI-Dienst für Verbraucher.

Back-ups und Kontinuität

• Etwaige Backup- oder Wiederherstellungskopien werden nur zur Wiederherstellung des Dienstes nach einem Vorfall verwendet und unterliegen denselben Maßnahmen und Löschregeln (§ 13.5).

Organisation

• Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (§ 6 AVV).
• Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dem Verantwortlichen gemäß § 11 AVV gemeldet.

Anlage C · Unterauftragsverarbeiter

CVtoBrand setzt die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein. Stand: 9. November 2026.

CVtoBrand nutzt keinen separaten Dateispeicherdienst für Lebensläufe: Quelldateien werden im Browser des Nutzers ausgelesen, und Fotos verbleiben auf dem Gerät des Nutzers.