Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en reikwijdte

1.1 Deze verwerkersovereenkomst (“Verwerkersovereenkomst”) wordt gesloten tussen de Klant (de “Verwerkingsverantwoordelijke”) en CVtoBrand zoals gedefinieerd in artikel 1.1 van de algemene voorwaarden van CVtoBrand (“CVtoBrand”, de “Verwerker”), en maakt deel uit van die voorwaarden (de “Voorwaarden”). CVtoBrand maakt haar volledige juridische identiteit op verzoek bekend aan de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals bepaald in artikel 1.1 van de Voorwaarden.

1.2 Deze Verwerkersovereenkomst geldt voor alle persoonsgegevens die CVtoBrand namens de Klant verwerkt bij het leveren van de Dienst, zoals beschreven in bijlage A.

1.3 Mededelingen aan CVtoBrand onder deze Verwerkersovereenkomst, waaronder meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens, verzoeken van betrokkenen en bezwaren tegen subverwerkers, worden gestuurd naar [email protected]. Mededelingen onder deze Verwerkersovereenkomst kunnen rechtsgeldig per e-mail worden gedaan overeenkomstig artikel 19.4 van de Voorwaarden.

2. Definities

Begrippen als “persoonsgegevens”, “verwerking”, “verwerkingsverantwoordelijke”, “verwerker”, “subverwerker”, “betrokkene” en “inbreuk in verband met persoonsgegevens” hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Overige begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Voorwaarden.

3. Onderwerp, aard, doel en duur

CVtoBrand verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de Dienst te leveren: het omzetten van de tekst die de browser van de Gebruiker uit cv’s uitleest naar cv-profielen in de huisstijl van de Klant, in de gekozen taal en versie (met of zonder identificerende gegevens van de kandidaat), het bewaren van die profielen in de Werkruimte van de Klant gedurende de bewaartermijn die de Verwerkingsverantwoordelijke instelt, en het beschikbaar stellen ervan voor export als pdf. Bronbestanden van cv’s en foto’s worden niet door CVtoBrand opgeslagen; foto’s blijven op het apparaat van de Gebruiker. De verwerking duurt zolang de Voorwaarden gelden en tot verwijdering volgens artikel 13. Details staan in bijlage A.

4. Verantwoordelijkheden van de Verwerkingsverantwoordelijke

4.1 De Verwerkingsverantwoordelijke is als enige verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking en voor de naleving van de wet- en regelgeving van zijn eigen land en van ieder ander land dat van toepassing is, waaronder het hebben van een grondslag, het informeren van betrokkenen, de keuze welke gegevens worden geüpload, het vaststellen van bewaartermijnen, de keuze om te anonimiseren en het delen van Uitvoer met derden.

4.2 De Verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat zijn instructies rechtmatig zijn en dat hij niet meer persoonsgegevens uploadt dan nodig. Als cv’s bijzondere categorieën persoonsgegevens bevatten, is alleen de Verwerkingsverantwoordelijke daarvoor verantwoordelijk.

4.3 CVtoBrand controleert niet of de verwerking door de Verwerkingsverantwoordelijke rechtmatig is en geeft geen juridisch advies.

5. Instructies

CVtoBrand verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, bestaande uit de Voorwaarden, deze Verwerkersovereenkomst en het gebruik van de functies van de Dienst door de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij verwerking wettelijk verplicht is; in dat geval informeert CVtoBrand de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf voor zover dat is toegestaan. CVtoBrand meldt het als een instructie naar haar oordeel inbreuk maakt op de AVG, zonder verplicht te zijn instructies te toetsen.

6. Geheimhouding

CVtoBrand zorgt ervoor dat personen die bevoegd zijn de persoonsgegevens te verwerken tot geheimhouding zijn verplicht.

7. Beveiliging

CVtoBrand neemt passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico’s van de verwerking, zoals beschreven in bijlage B. De Verwerkingsverantwoordelijke bevestigt dat hij deze maatregelen heeft beoordeeld en passend vindt voor zijn verwerking.

8. Subverwerkers

De Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in bijlage C. CVtoBrand informeert de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf over nieuwe of vervangende subverwerkers; de Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 14 dagen op redelijke gronden bezwaar maken. Komen partijen niet tot een oplossing, dan kan de Verwerkingsverantwoordelijke het betreffende deel van de Dienst beëindigen; dat is zijn enige remedie. CVtoBrand legt iedere subverwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als in deze verwerkersovereenkomst en blijft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen van haar subverwerkers, overeenkomstig artikel 28 lid 4 AVG.

9. Doorgifte buiten de EER

Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven als er passende waarborgen zijn volgens hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen.

10. Bijstand

Rekening houdend met de aard van de verwerking helpt CVtoBrand de Verwerkingsverantwoordelijke met redelijke maatregelen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij het nakomen van zijn verplichtingen over beveiliging, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging. Verzoeken die betrokkenen rechtstreeks aan CVtoBrand sturen, worden doorgestuurd naar de Verwerkingsverantwoordelijke. CVtoBrand mag redelijke kosten rekenen voor bijstand die verder gaat dan de standaardfuncties van de Dienst.

11. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

CVtoBrand meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging nadat zij ervan op de hoogte is geraakt, en verstrekt de redelijkerwijs beschikbare informatie zodat de Verwerkingsverantwoordelijke aan zijn eigen meldplichten kan voldoen. Melden aan de toezichthouder en aan betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

12. Informatie en audits

CVtoBrand stelt alle informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG en deze verwerkersovereenkomst aan te tonen, en maakt audits, waaronder inspecties, door de Verwerkingsverantwoordelijke of een door hem gemachtigde, tot geheimhouding verplichte auditor mogelijk en draagt daaraan bij. CVtoBrand mag eerst documentatie, certificeringen of auditrapporten verstrekken; de Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt te goeder trouw of die volstaan. Audits vinden ten hoogste eenmaal per jaar plaats, na ten minste 30 dagen aankondiging en tijdens kantooruren, tenzij (i) een toezichthouder anders eist, (ii) er een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke heeft plaatsgevonden, of (iii) er redelijke aanwijzingen zijn dat CVtoBrand deze verwerkersovereenkomst niet naleeft. De kosten zijn voor de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van CVtoBrand aantoont.

13. Teruggave en verwijdering

13.1 Gegenereerde cv-profielen worden in de Werkruimte van de Verwerkingsverantwoordelijke alleen bewaard gedurende de bewaartermijn die zijn beheerder in de Dienst instelt (momenteel 7, 14, 30, 60 of 90 dagen; standaard 14 dagen). Een wijziging van de bewaartermijn verlengt bestaande profielen niet. Na afloop van de termijn wordt het profiel verwijderd. Auditlogregels (zonder cv-inhoud) worden niet langer dan 12 maanden bewaard.

13.2 Bronbestanden van cv’s worden in de browser van de Gebruiker uitgelezen en niet door CVtoBrand opgeslagen. Foto’s blijven op het apparaat van de Gebruiker. De uit een cv uitgelezen tekst gaat alleen voor de omzetting naar de AI-dienst en wordt niet door de applicatie van CVtoBrand opgeslagen. Eventuele tijdelijke bewaring door de AI-provider, bijvoorbeeld voor caching of misbruikmonitoring, valt onder de voorwaarden van Google Cloud voor Vertex AI, waaronder klantgegevens niet zonder toestemming worden gebruikt om modellen van Google te trainen. Pdf’s die de Verwerkingsverantwoordelijke exporteert, vallen buiten de Dienst en zijn zijn eigen verantwoordelijkheid.

13.3 Verwijdert de Verwerkingsverantwoordelijke zijn account (in de Dienst als die functie beschikbaar is, of via een verzoek aan [email protected]), of eindigen de Voorwaarden op een andere manier, waaronder door beëindiging of niet-verlenging, dan gaat een annuleringstermijn van 10 dagen in. Binnen die termijn kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Uitvoer exporteren die hij nog nodig heeft (zo nodig herstelt CVtoBrand op verzoek de toegang, uitsluitend voor export) en, als hij zelf om de verwijdering heeft gevraagd, de verwijdering ongedaan maken. De exportfunctie is de manier waarop persoonsgegevens aan de Verwerkingsverantwoordelijke worden teruggegeven, en deze termijn is de laatste mogelijkheid om haar te gebruiken. Cv-profielen waarvan de eigen bewaartermijn eerder afloopt, worden op dat eerdere moment verwijderd.

13.4 Na afloop van de annuleringstermijn verwijdert CVtoBrand alle persoonsgegevens van de Werkruimte van de Verwerkingsverantwoordelijke definitief, waaronder gebruikersaccounts, cv-profielen, instellingen, auditlogs en gebruiksgegevens, zonder onnodige vertraging en uiterlijk 30 dagen na afloop van de annuleringstermijn; tot dat moment worden die gegevens niet voor een ander doel verwerkt. Op verzoek bevestigt CVtoBrand de verwijdering per e-mail. De enige uitzondering zijn factuur- en betaalgegevens die CVtoBrand naar Nederlands recht moet bewaren (artikel 2:10 BW en artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen); die worden 7 jaar bewaard, zijn beperkt tot wat daarvoor nodig is en bevatten geen cv- of kandidaatgegevens.

13.5 Back-ups: als back-up- of herstelfuncties van de subverwerkers van CVtoBrand kopieën van persoonsgegevens bevatten, worden die kopieën alleen gebruikt om de Dienst na een incident te herstellen, blijven ze beschermd door de maatregelen in bijlage B en worden ze verwijderd of overschreven zodra hun vaste bewaartermijn afloopt. Verwijderde gegevens kunnen daarnaast nog beperkte tijd in de interne back-up- en uitwijksystemen van de subverwerkers staan voordat ze definitief worden overschreven, volgens hun verwerkersvoorwaarden (bijlage C).

14. Aansprakelijkheid

De uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid in de Voorwaarden (artikel 13) gelden onverkort voor deze Verwerkersovereenkomst. Voor zover dwingend recht dat toelaat, is CVtoBrand niet aansprakelijk voor schade, boetes of aanspraken die voortvloeien uit de verwerking of instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke of uit het niet naleven van wet- of regelgeving door de Verwerkingsverantwoordelijke, en vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke CVtoBrand volgens artikel 14 van de Voorwaarden. Niets in deze verwerkersovereenkomst beperkt de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG.

15. Duur, rangorde en recht

Deze Verwerkersovereenkomst geldt zolang CVtoBrand persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Bij strijdigheid tussen deze Verwerkersovereenkomst en de Voorwaarden over de verwerking van persoonsgegevens gaat deze Verwerkersovereenkomst voor. Op deze Verwerkersovereenkomst zijn hetzelfde recht en dezelfde bevoegde rechter van toepassing als op de Voorwaarden. Artikel 19.2 van de Voorwaarden (de Engelse versie gaat voor) is op deze Verwerkersovereenkomst van toepassing.

Bijlage A · Beschrijving van de verwerking

• Betrokkenen: kandidaten, werkzoekenden en professionals van wie de Verwerkingsverantwoordelijke cv’s uploadt; Gebruikers van de Verwerkingsverantwoordelijke; contactpersonen die in cv’s of Uitvoer worden genoemd (zoals recruiters en referenties).
• Categorieën persoonsgegevens: de uit cv’s uitgelezen tekst, zoals naam, contactgegevens, geboortedatum, werkervaring, opleiding, vaardigheden, talen, certificaten en andere informatie in het cv; contactgegevens van recruiters en referentienummers die aan Uitvoer worden toegevoegd; accountgegevens van Gebruikers. Bronbestanden van cv’s en foto’s worden niet door CVtoBrand ontvangen of opgeslagen; foto’s blijven op het apparaat van de Gebruiker.
• Bijzondere categorieën: Cv’s kunnen incidenteel bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 AVG) of strafrechtelijke gegevens (artikel 10 AVG) bevatten. De Dienst is daar niet voor bedoeld en de Verwerkingsverantwoordelijke hoort ze te verwijderen waar ze niet nodig zijn. Worden ze toch geüpload, dan is de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de toepasselijke uitzondering en grondslag; CVtoBrand verwerkt ze met dezelfde maatregelen als alle andere persoonsgegevens (bijlage B).
• Aard en doel: ontvangen van de in de browser van de Gebruiker uit cv’s uitgelezen tekst, geautomatiseerd (AI-ondersteund) herstructureren en vertalen, toepassen van de huisstijl van de Verwerkingsverantwoordelijke, op verzoek verwijderen van identificerende gegevens, bewaren in de Werkruimte gedurende de door de Verwerkingsverantwoordelijke ingestelde bewaartermijn, en export als pdf.
• Duur: de looptijd van de Voorwaarden plus de verwijdertermijn uit artikel 13.

Bijlage B · Technische en organisatorische maatregelen

Toegang en authenticatie

• Alle toegang tot de app vereist inloggen met een account. Voor operationele toegang is een tweede factor (authenticator-app of telefoon) verplicht.
• Rolgebaseerde toegang per Werkruimte (beheerder en recruiter); platformbeheer is een aparte rol.
• De database staat geen rechtstreekse lees- of schrijftoegang vanuit browsers toe (deny-all security rules); alle gegevenstoegang verloopt via server-side functies die de Werkruimte en rol van de Gebruiker controleren.
• De app gebruikt Firebase App Check (reCAPTCHA Enterprise) om de back-end tegen misbruik te helpen beschermen.
• CVtoBrand geeft alleen toegang tot productiegegevens aan personen die die nodig hebben om de Dienst te leveren, te beveiligen of te ondersteunen, en die tot geheimhouding verplicht zijn (artikel 6).

Dataminimalisatie en scheiding

• Logische scheiding van Werkruimtes van klanten (multi-tenant-isolatie).
• Bronbestanden van cv’s worden in de browser van de Gebruiker uitgelezen en niet door CVtoBrand geüpload of opgeslagen. Alleen de uitgelezen tekst gaat naar de back-end en de AI-dienst. Foto’s blijven op het apparaat van de Gebruiker en worden alleen daar in de pdf geplaatst.
• Applicatielogs bevatten geen cv-tekst en geen toegangstokens.

Bewaartermijnen

• Gegenereerde cv-profielen worden alleen bewaard gedurende de bewaartermijn die de beheerder van de Werkruimte kiest (7, 14, 30, 60 of 90 dagen; standaard 14) en daarna verwijderd.
• Uitnodigingen verlopen na een beperkte termijn (normaal 7 dagen).
• Bij verwijdering van een klantaccount of het einde van de overeenkomst geldt een annuleringstermijn van 10 dagen; daarna worden alle gegevens van de Werkruimte zonder onnodige vertraging en uiterlijk 30 dagen later verwijderd (artikel 13).
• Auditlogregels bevatten geen cv-inhoud en worden niet langer dan 12 maanden bewaard.

Versleuteling en netwerk

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) tussen browser, app en back-end.
• Beveiligingsheaders op de app, waaronder X-Frame-Options DENY, X-Content-Type-Options nosniff, Referrer-Policy en Permissions-Policy.
• Opgeslagen gegevens worden versleuteld met de standaardversleuteling van de cloudprovider.

Locatie en providers

• Back-endfuncties draaien in Google Cloud-regio europe-west4 (Nederland). AI-verwerking gebruikt Vertex AI in de EU-multiregio. De database en de andere gebruikte diensten staan met hun locaties in bijlage C.
• AI-verwerking loopt via Vertex AI van Google Cloud (zakelijke voorwaarden), niet via een consumenten-AI-dienst.

Back-ups en continuïteit

• Eventuele back-up- of herstelkopieën worden alleen gebruikt om de Dienst na een incident te herstellen en vallen onder dezelfde maatregelen en verwijderregels (artikel 13.5).

Organisatie

• Personen met toegang tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht (artikel 6 van de Verwerkersovereenkomst).
• Inbreuken in verband met persoonsgegevens worden aan de Verwerkingsverantwoordelijke gemeld volgens artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst.

Bijlage C · Subverwerkers

CVtoBrand maakt gebruik van de volgende subverwerkers. Stand: 9 november 2026.

CVtoBrand gebruikt geen aparte bestandsopslagdienst voor cv’s: bronbestanden worden in de browser van de Gebruiker uitgelezen en foto’s blijven op het apparaat van de Gebruiker.