Algemene voorwaarden

1. Aanbieder, toepassing en zakelijk gebruik

1.1 Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) gelden voor de toegang tot en het gebruik van de CVtoBrand-webapplicatie op app.cvtobrand.com en daarmee samenhangende diensten (de “Dienst”), aangeboden door cvtobrand.com (“CVtoBrand”, “wij”, “ons”). In deze Voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring betekent “CVtoBrand” de persoon of rechtspersoon die de Dienst onder de naam CVtoBrand vanaf het domein cvtobrand.com exploiteert. CVtoBrand is de wederpartij van de Klant, de verwerker onder de verwerkersovereenkomst en de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in de privacyverklaring. CVtoBrand maakt op verzoek haar volledige juridische identiteit (juridische naam, inschrijvingsnummer en adres) onverwijld bekend aan een Klant, aspirant-Klant of betrokkene; vraagt een aspirant-Klant daar vóór de bestelling om, dan vóór het sluiten van de overeenkomst; en in ieder geval waar de wet dat vereist. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar [email protected].

1.2 De Dienst is uitsluitend bedoeld voor bedrijven en professionele organisaties, in het bijzonder recruitment- en detacheringsbureaus (elk een “Klant”). De Dienst wordt niet aan consumenten aangeboden. Wie deze Voorwaarden accepteert, bevestigt bevoegd te zijn de Klant te binden.

1.3 Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.

2. Definities

• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst uploaden, invoeren of genereren, waaronder cv’s, persoonsgegevens van kandidaten, logo’s, kleuren, lettertypes en andere huisstijlelementen.
• Invoer: cv’s en andere bestanden die naar de Dienst worden geüpload (pdf, docx of platte tekst).
• Uitvoer: cv’s en andere resultaten die de Dienst op basis van Invoer maakt, waaronder geëxporteerde pdf’s.
• Gebruiker: een natuurlijk persoon aan wie de Klant toegang geeft tot zijn werkruimte, als beheerder of recruiter.
• Werkruimte: de afgescheiden omgeving (tenant) van de Klant in de Dienst.
• Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst van CVtoBrand, die deel uitmaakt van deze Voorwaarden.

3. Overeenkomst en documenten

3.1 De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant een Werkruimte aanmaakt of een bestelling accepteert, en deze Voorwaarden aanvaardt. De verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring worden tegelijk beschikbaar gesteld.

3.2 Bij strijdigheid geldt deze volgorde: (a) een specifieke schriftelijke bestelling of overeenkomst, (b) de verwerkersovereenkomst voor zover het gaat om de verwerking van persoonsgegevens, (c) deze Voorwaarden, (d) overige documentatie.

4. De Dienst

4.1 Met de Dienst kan de Klant cv’s uploaden (pdf, docx of platte tekst, maximaal 20 tegelijk), deze met geautomatiseerde verwerking, waaronder kunstmatige intelligentie, laten opbouwen in de huisstijl van de Klant (logo, kleuren, lettertypes), een uitvoertaal kiezen (Nederlands, Duits, Frans, Engels of Spaans), kiezen voor een versie met foto of een geanonimiseerde versie (alleen voornaam), het resultaat controleren en als pdf exporteren. De Dienst kent de rollen beheerder en recruiter. De geanonimiseerde versie verwijdert achternaam, foto en contactgegevens uit het sjabloon; dit maakt het cv niet anoniem in de zin van de AVG en de Uitvoer blijft in de regel persoonsgegevens.

4.2 Uitvoer wordt automatisch gemaakt en kan fouten, weglatingen, onjuiste vertalingen of onjuist geanonimiseerde inhoud bevatten. De Klant moet elke Uitvoer controleren voordat hij die gebruikt of deelt. CVtoBrand controleert Invoer en Uitvoer niet en staat er niet voor in dat Uitvoer volledig, juist, geschikt voor enig doel of in overeenstemming met enige wet is.

4.3 CVtoBrand mag functies wijzigen, verbeteren of beëindigen, mits de kernfunctionaliteit van de Dienst tijdens een betaalde periode niet zonder aankondiging wezenlijk wordt beperkt.

5. Verantwoordelijkheid van de Klant voor gegevens en naleving

5.1 CVtoBrand is een hulpmiddel. De Klant bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van alle persoonsgegevens in Klantgegevens en is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en vergelijkbare wetgeving. CVtoBrand treedt uitsluitend op als verwerker namens de Klant, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

5.2 De Klant is als enige en volledig verantwoordelijk voor de naleving van alle wet- en regelgeving van zijn eigen land, en van ieder ander land dat van toepassing is, die betrekking heeft op Klantgegevens en op zijn gebruik van de Dienst en de Uitvoer, waaronder in het bijzonder regels over: het hebben van een grondslag en, waar nodig, toestemming; het informeren van kandidaten; bewaren en bewaartermijnen; anonimiseren en pseudonimiseren; bijzondere categorieën persoonsgegevens; het delen van cv’s met opdrachtgevers en andere derden; doorgifte naar het buitenland; arbeids-, wervings-, antidiscriminatie- en detacheringsrecht; en de rechten van betrokkenen.

5.3 De Klant staat ervoor in dat hij gerechtigd is alle Invoer en andere Klantgegevens in de Dienst te uploaden en te verwerken, dat dit geen inbreuk maakt op rechten van derden (waaronder kandidaten en rechthebbenden op logo’s en lettertypes), en dat de Klant beschikt over de licenties die nodig zijn om geüploade lettertypes te gebruiken.

5.4 CVtoBrand geeft geen juridisch, privacy-, arbeidsrechtelijk of compliance-advies. Functies zoals anonimiseren zijn uitsluitend technische hulpmiddelen; of ze in een concreet geval volstaan, beoordeelt de Klant zelf.

6. Accounts en Gebruikers

6.1 De Klant is verantwoordelijk voor zijn Gebruikers, voor de rollen die hij toekent en voor alle activiteiten in zijn Werkruimte. Inloggegevens moeten geheim worden gehouden.

6.2 De Klant meldt een vermoeden van onbevoegde toegang tot zijn Werkruimte onverwijld aan CVtoBrand.

7. Aanvaardbaar gebruik

De Klant en zijn Gebruikers mogen de Dienst niet: gebruiken in strijd met de wet of met rechten van derden; malware uploaden of inhoud die zij niet mogen gebruiken; proberen toegang te krijgen tot andere Werkruimtes of de Dienst verstoren, overbelasten, scannen of reverse-engineeren (behalve voor zover dwingend recht dat toestaat); de Dienst zonder schriftelijke toestemming doorverkopen; de Dienst gebruiken om een concurrerend product te bouwen; of de Dienst of Uitvoer gebruiken om kandidaten geautomatiseerd te beoordelen, te scoren, te rangschikken, te filteren of te selecteren, of om besluiten over kandidaten te nemen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. De Dienst is uitsluitend bedoeld voor het opmaken, vertalen en pseudonimiseren van cv’s en niet voor wervings- of selectiebesluiten in de zin van bijlage III, punt 4, van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening). CVtoBrand mag de toegang opschorten bij (vermoedelijke) overtreding, een beveiligingsrisico of onrechtmatig gebruik.

8. Klantgegevens en Uitvoer

8.1 Alle rechten op Klantgegevens en Uitvoer blijven bij de Klant. De Klant verleent CVtoBrand een beperkt, niet-exclusief recht om Klantgegevens te hosten, verwerken, kopiëren en tonen, uitsluitend om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen en om aan de wet te voldoen.

8.2 CVtoBrand verwerkt persoonsgegevens in Klantgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Klant, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

8.3 De Klant is zelf verantwoordelijk voor het bewaren van eigen kopieën van de Uitvoer die hij nodig heeft. De Dienst is geen archief- of administratiesysteem.

9. Prijzen en betaling

9.1 Prijzen, abonnementen, limieten en factuurvoorwaarden zijn die welke op het moment van bestellen in de Dienst of in de bestelling worden getoond. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen. CVtoBrand mag de prijzen wijzigen met ingang van de volgende verlengingsperiode, met een aankondiging van ten minste 30 dagen; aanvaardt de Klant de wijziging niet, dan kan hij opzeggen vóór de nieuwe periode ingaat.

9.2 Tenzij anders afgesproken, moeten facturen binnen 14 dagen worden betaald. Bij te late betaling mag CVtoBrand na een herinnering de toegang opschorten. Betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij dwingend recht of een uitdrukkelijke schriftelijke toezegging anders bepaalt.

10. Beschikbaarheid en ondersteuning

CVtoBrand spant zich redelijkerwijs in om de Dienst beschikbaar te houden, maar levert de Dienst “zoals hij is” en “zoals beschikbaar”, zonder serviceniveau, tenzij schriftelijk anders afgesproken. Onderhoud, storingen, uitval bij derden en overmacht kunnen tot onderbrekingen leiden.

11. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de Dienst, de software, het merk CVtoBrand, het karakter Pagi, de sjablonen en de documentatie blijven bij CVtoBrand of haar licentiegevers. Deze Voorwaarden dragen geen van die rechten over aan de Klant.

12. Garanties

Voor zover dwingend recht dat toelaat, geeft CVtoBrand geen uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties, waaronder geen garantie dat de Dienst of de Uitvoer ononderbroken, foutloos, juist, volledig, rechtmatig in een bepaald rechtsgebied of geschikt voor een bepaald doel is.

13. Uitsluiting en beperking van aansprakelijkheid

13.1 CVtoBrand is een hulpmiddel. CVtoBrand is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit: (a) de inhoud van Invoer of Uitvoer, waaronder fouten, vertalingen of anonimisering in Uitvoer die de Klant niet heeft gecontroleerd of gecorrigeerd; (b) het gebruiken, delen of bewaren van cv’s en persoonsgegevens door de Klant en het niet naleven van wet- of regelgeving door de Klant; (c) boetes, bevelen of aanspraken van toezichthouders, kandidaten, opdrachtgevers of andere derden, voor zover voortvloeiend uit (a) of (b); en (d) indirecte schade of gevolgschade, waaronder gederfde winst, gederfde omzet, gemiste plaatsingen, reputatieschade, bedrijfsstilstand en verlies van gegevens die de Klant uit eigen kopieën had kunnen herstellen.

13.2 Iedere andere aansprakelijkheid van CVtoBrand, op welke grond ook (ook op grond van de verwerkersovereenkomst), is per gebeurtenis en in totaal per contractjaar beperkt tot de bedragen die de Klant voor de Dienst heeft betaald in de twaalf (12) maanden vóór de gebeurtenis die tot de aansprakelijkheid leidde. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

13.3 De uitsluitingen en beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van CVtoBrand, of voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt. Niets in deze Voorwaarden beperkt de rechten van betrokkenen op grond van artikel 82 AVG.

13.4 Iedere vordering op CVtoBrand vervalt als die niet schriftelijk is gemeld binnen twaalf (12) maanden nadat de Klant bekend werd of redelijkerwijs bekend had moeten zijn met de feiten waarop de vordering berust. Aansprakelijkheid ontstaat alleen als de Klant CVtoBrand direct schriftelijk in gebreke stelt, met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en CVtoBrand ook na die termijn tekortschiet, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

14. Vrijwaring

De Klant vrijwaart CVtoBrand en houdt haar schadeloos voor alle aanspraken, boetes, schade en kosten (waaronder redelijke kosten van rechtsbijstand) van derden, waaronder kandidaten, opdrachtgevers en toezichthouders, die voortvloeien uit Klantgegevens, het gebruik van de Dienst of de Uitvoer door de Klant, of een schending door de Klant van deze Voorwaarden, de verwerkersovereenkomst of enige wet- of regelgeving. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak, boete of schade is veroorzaakt doordat CVtoBrand de verwerkersovereenkomst of de specifiek op verwerkers gerichte verplichtingen uit de AVG schendt, of buiten of in strijd met de rechtmatige instructies van de Klant handelt. CVtoBrand meldt een dergelijke aanspraak onverwijld aan de Klant en geeft de Klant de gelegenheid het verweer te voeren.

15. Duur, beëindiging en gegevens na afloop

15.1 De overeenkomst loopt voor de periode die in de bestelling of de Dienst staat en wordt, tenzij anders vermeld, automatisch verlengd met dezelfde periode tot opzegging vóór het einde van de lopende periode.

15.2 Elke partij mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als de andere partij wezenlijk tekortschiet en dat niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke ingebrekestelling herstelt. CVtoBrand mag de toegang met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen bij onrechtmatig gebruik of een beveiligingsrisico.

15.3 De Klant kan zijn account op ieder moment verwijderen, in de Dienst als die functie beschikbaar is, of door vanaf het e-mailadres van een beheerder van de Werkruimte een verzoek te sturen naar [email protected]. Daarna gaat een annuleringstermijn van 10 dagen in. Binnen die termijn kan de Klant de verwijdering ongedaan maken (in de Dienst of via [email protected]) en de Uitvoer exporteren die hij nog nodig heeft; dit is de laatste mogelijkheid daarvoor. Na afloop van de annuleringstermijn eindigt de overeenkomst en verwijdert CVtoBrand alle gegevens van de Werkruimte van de Klant definitief, waaronder het account, de Gebruikers, cv-profielen, instellingen, auditlogs en gebruiksgegevens, zonder onnodige vertraging en uiterlijk 30 dagen na afloop van de annuleringstermijn, zoals bepaald in de verwerkersovereenkomst. De enige uitzondering zijn factuur- en betaalgegevens die CVtoBrand wettelijk moet bewaren; die worden 7 jaar bewaard en zijn beperkt tot wat daarvoor nodig is. Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald (artikel 9.2).

15.4 Eindigt de overeenkomst op een andere manier, waaronder door beëindiging of niet-verlenging, dan gelden dezelfde regels als in artikel 15.3: bij het einde van de overeenkomst gaat een annuleringstermijn van 10 dagen in, waarin de Klant de Uitvoer die hij nog nodig heeft kan exporteren; heeft de beheerder van de Klant daarvoor geen toegang meer tot de Dienst, dan herstelt CVtoBrand de toegang, uitsluitend voor export, op een verzoek dat binnen die termijn naar [email protected] wordt gestuurd. Na afloop van de annuleringstermijn verwijdert CVtoBrand alle gegevens van de Werkruimte van de Klant definitief, binnen dezelfde termijn en met dezelfde enige uitzondering voor factuur- en betaalgegevens als in artikel 15.3. Auditlogs worden in ieder geval niet langer dan 12 maanden bewaard.

16. Geheimhouding

Elke partij houdt niet-openbare informatie die zij van de andere partij ontvangt geheim en gebruikt die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.

17. Wijziging van deze Voorwaarden

CVtoBrand mag deze Voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd. Aanvaardt de Klant een wezenlijke wijziging niet, dan mag hij de overeenkomst beëindigen per de datum waarop de wijziging ingaat. Wijzigingen die wettelijk verplicht zijn of niet in het nadeel van de Klant zijn, kunnen direct ingaan.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

19. Slotbepalingen

19.1 Is een bepaling van deze Voorwaarden nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen partijen de bepaling door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

19.2 Deze Voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring zijn beschikbaar in het Engels, Nederlands, Duits, Frans en Spaans. De vertalingen dienen alleen voor het gemak. De Engelse versie is de bindende versie: bij verschillen of tegenstrijdigheden tussen taalversies, ook in de uitleg, gaat de Engelse versie voor.

19.3 De wederpartij van de Klant is CVtoBrand zoals gedefinieerd in artikel 1.1. Het enige contactadres van CVtoBrand voor vragen, juridische mededelingen, privacyzaken, verzoeken van betrokkenen en mededelingen onder de verwerkersovereenkomst is [email protected].

19.4 Mededelingen onder deze Voorwaarden en de verwerkersovereenkomst kunnen rechtsgeldig per e-mail worden gedaan. Mededelingen aan CVtoBrand worden gestuurd naar [email protected]; mededelingen aan de Klant naar het e-mailadres of de e-mailadressen van de beheerder(s) van de Werkruimte van de Klant. Een mededeling per e-mail heeft werking zodra zij de mailbox van de ontvanger heeft bereikt, tenzij de afzender een foutmelding over de bezorging ontvangt.