Conditions générales

1. Prestataire, champ d’application et usage professionnel

1.1 Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l’accès à l’application web CVtoBrand sur app.cvtobrand.com et aux services associés (le « Service ») ainsi que leur utilisation, fournis par cvtobrand.com (« CVtoBrand », « nous »). Dans les présentes Conditions, le DPA et la politique de confidentialité, « CVtoBrand » désigne la personne physique ou morale qui exploite le Service sous le nom CVtoBrand depuis le domaine cvtobrand.com. CVtoBrand est le cocontractant du Client, le sous-traitant au titre du DPA et le responsable du traitement pour les traitements décrits dans la politique de confidentialité. Sur demande, CVtoBrand communique sans délai injustifié son identité juridique complète (dénomination légale, numéro d’immatriculation et adresse) à un Client, à un Client potentiel ou à une personne concernée ; si un Client potentiel la demande avant de commander, avant la conclusion du contrat ; et en tout état de cause lorsque la loi l’exige. Les demandes peuvent être adressées à [email protected].

1.2 Le Service est destiné exclusivement aux entreprises et organisations professionnelles, en particulier aux cabinets de recrutement et aux sociétés d’intérim et de portage (chacun un « Client »). Il n’est pas proposé aux consommateurs. La personne qui accepte les présentes Conditions confirme être habilitée à engager le Client.

1.3 Les conditions générales du Client ne s’appliquent pas.

2. Définitions

• Données du Client : toutes les données que le Client ou ses Utilisateurs importent, saisissent ou génèrent dans le Service, y compris les CV, les données personnelles des candidats, les logos, couleurs, polices et autres éléments de charte.
• Entrée : les CV et autres fichiers importés dans le Service (PDF, DOCX ou texte brut).
• Sortie : les CV et autres résultats générés par le Service à partir de l’Entrée, y compris les PDF exportés.
• Utilisateur : une personne physique à qui le Client donne accès à son espace de travail, en tant qu’administrateur ou recruteur.
• Espace de travail : l’environnement distinct (tenant) du Client dans le Service.
• DPA : l’accord de traitement des données de CVtoBrand, qui fait partie intégrante des présentes Conditions.

3. Conclusion du contrat et documents

3.1 Le contrat est conclu lorsque le Client crée un Espace de travail ou accepte une commande, et accepte les présentes Conditions. Le DPA et la politique de confidentialité sont mis à disposition au même moment.

3.2 En cas de contradiction, l’ordre suivant s’applique : (a) une commande ou un accord écrit spécifique, (b) le DPA pour ce qui concerne le traitement des données personnelles, (c) les présentes Conditions, (d) toute autre documentation.

4. Le Service

4.1 Le Service permet au Client d’importer des CV (PDF, DOCX ou texte brut, jusqu’à 20 à la fois), de les faire reconstruire par un traitement automatisé, y compris par intelligence artificielle, selon la charte du Client (logo, couleurs, polices), de choisir une langue de sortie (néerlandais, allemand, français, anglais ou espagnol), de choisir une version avec photo ou une version anonymisée (prénom seulement), de vérifier le résultat et de l’exporter en PDF. Le Service prend en charge les rôles d’administrateur et de recruteur. La version anonymisée supprime le nom de famille, la photo et les coordonnées du modèle ; elle ne rend pas le CV anonyme au sens du RGPD et la Sortie reste en principe une donnée personnelle.

4.2 La Sortie est générée automatiquement et peut contenir des erreurs, des omissions, des traductions inexactes ou un contenu mal anonymisé. Le Client doit vérifier chaque Sortie avant de l’utiliser ou de la partager. CVtoBrand ne contrôle ni l’Entrée ni la Sortie et ne garantit pas que la Sortie soit complète, exacte, adaptée à un usage quelconque ou conforme à une loi quelconque.

4.3 CVtoBrand peut modifier, améliorer ou supprimer des fonctionnalités, à condition que les fonctionnalités essentielles du Service ne soient pas sensiblement réduites sans préavis pendant une période payée.

5. Responsabilité du Client pour les données et la conformité

5.1 CVtoBrand est un outil d’assistance. Le Client détermine les finalités et les moyens du traitement de toutes les données personnelles contenues dans les Données du Client et est le responsable du traitement au sens du RGPD et des lois comparables. CVtoBrand agit uniquement en qualité de sous-traitant pour le compte du Client, conformément au DPA.

5.2 Le Client est seul et entièrement responsable du respect de toutes les lois et réglementations de son propre pays, et de tout autre pays applicable, relatives aux Données du Client et à son utilisation du Service et de la Sortie, notamment les règles concernant : l’existence d’une base légale et, le cas échéant, d’un consentement ; l’information des candidats ; la conservation et les durées de conservation ; l’anonymisation et la pseudonymisation ; les catégories particulières de données personnelles ; le partage de CV avec des clients et d’autres tiers ; les transferts internationaux ; le droit du travail, du recrutement, de la non-discrimination et du travail temporaire ; ainsi que les droits des personnes concernées.

5.3 Le Client garantit qu’il est en droit d’importer et de traiter dans le Service toutes les Entrées et autres Données du Client, que cela ne porte atteinte à aucun droit de tiers (y compris des candidats et des titulaires de droits sur les logos et polices) et qu’il détient les licences nécessaires à l’utilisation des polices importées.

5.4 CVtoBrand ne fournit aucun conseil juridique, en protection des données, en droit du travail ou en conformité. Les fonctionnalités telles que l’anonymisation sont uniquement des aides techniques ; il appartient au Client de déterminer si elles suffisent dans un cas donné.

6. Comptes et Utilisateurs

6.1 Le Client est responsable de ses Utilisateurs, des rôles qu’il attribue et de toute activité dans son Espace de travail. Les identifiants de connexion doivent rester confidentiels.

6.2 Le Client informe sans délai CVtoBrand de tout accès non autorisé présumé à son Espace de travail.

7. Utilisation acceptable

Le Client et ses Utilisateurs ne peuvent pas : utiliser le Service en violation de la loi ou des droits de tiers ; importer des logiciels malveillants ou des contenus qu’ils ne sont pas autorisés à utiliser ; tenter d’accéder à d’autres Espaces de travail ou de perturber, surcharger, analyser ou décompiler le Service (sauf dans la mesure permise par le droit impératif) ; revendre le Service sans autorisation écrite ; utiliser le Service pour développer un produit concurrent ; ou utiliser le Service ou la Sortie pour évaluer, noter, classer, filtrer ou sélectionner automatiquement des candidats, ou pour prendre à leur sujet des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Le Service est uniquement destiné à la mise en forme, à la traduction et à la pseudonymisation de CV ; il n’est pas destiné aux décisions de recrutement ou de sélection au sens de l’annexe III, point 4, du règlement (UE) 2024/1689 (règlement sur l’IA). CVtoBrand peut suspendre l’accès en cas de violation (présumée), de risque de sécurité ou d’utilisation illicite.

8. Données du Client et Sortie

8.1 Le Client conserve tous les droits sur les Données du Client et la Sortie. Le Client accorde à CVtoBrand un droit limité et non exclusif d’héberger, traiter, copier et afficher les Données du Client, uniquement pour fournir, sécuriser et assister le Service et pour se conformer à la loi.

8.2 CVtoBrand traite les données personnelles contenues dans les Données du Client uniquement sur instruction documentée du Client, conformément au DPA.

8.3 Le Client est responsable de conserver ses propres copies de la Sortie dont il a besoin. Le Service n’est pas un système d’archivage.

9. Prix et paiement

9.1 Les prix, formules, limites et conditions de facturation sont ceux affichés dans le Service ou dans la commande au moment de la commande. Tous les prix s’entendent hors TVA et autres taxes. CVtoBrand peut modifier ses prix avec effet à la prochaine période de renouvellement moyennant un préavis d’au moins 30 jours ; si le Client n’accepte pas la modification, il peut résilier avant le début de la nouvelle période.

9.2 Sauf accord contraire, les factures sont payables sous 14 jours. En cas de retard de paiement, CVtoBrand peut suspendre l’accès après un rappel. Les montants payés ne sont pas remboursés, sauf disposition contraire du droit impératif ou engagement écrit exprès.

10. Disponibilité et assistance

CVtoBrand déploie des efforts raisonnables pour maintenir le Service disponible, mais le fournit « en l’état » et « selon disponibilité », sans niveau de service, sauf accord écrit contraire. La maintenance, les incidents, les pannes de tiers et la force majeure peuvent entraîner des interruptions.

11. Propriété intellectuelle

Tous les droits sur le Service, le logiciel, la marque CVtoBrand, le personnage Pagi, les modèles et la documentation restent la propriété de CVtoBrand ou de ses concédants. Les présentes Conditions ne transfèrent aucun de ces droits au Client.

12. Garanties

Dans la mesure permise par le droit impératif, CVtoBrand n’accorde aucune garantie expresse ou implicite, notamment aucune garantie que le Service ou la Sortie soient ininterrompus, exempts d’erreurs, exacts, complets, licites dans une juridiction donnée ou adaptés à un usage particulier.

13. Exclusion et limitation de responsabilité

13.1 CVtoBrand est un outil d’assistance. CVtoBrand n’est pas responsable des dommages résultant : (a) du contenu de l’Entrée ou de la Sortie, y compris des erreurs, traductions ou de l’anonymisation dans la Sortie que le Client n’a pas vérifiées ou corrigées ; (b) de l’utilisation, du partage ou de la conservation de CV et de données personnelles par le Client, ainsi que du non-respect par le Client d’une loi ou d’une réglementation ; (c) d’amendes, d’injonctions ou de réclamations d’autorités de contrôle, de candidats, de clients ou d’autres tiers, dans la mesure où elles résultent de (a) ou (b) ; et (d) des dommages indirects ou consécutifs, notamment manque à gagner, perte de chiffre d’affaires, placements manqués, atteinte à la réputation, interruption d’activité et perte de données que le Client aurait pu restaurer à partir de ses propres copies.

13.2 Toute autre responsabilité de CVtoBrand, pour quelque motif que ce soit (y compris au titre du DPA), est limitée, par événement et au total par année contractuelle, aux sommes payées par le Client pour le Service au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Une série d’événements liés est considérée comme un seul événement.

13.3 Les exclusions et limitations du présent article ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou d’imprudence consciente de la direction de CVtoBrand, ni dans la mesure où la responsabilité ne peut être exclue ou limitée en vertu du droit impératif. Rien dans les présentes Conditions ne limite les droits des personnes concernées au titre de l’article 82 du RGPD.

13.4 Toute réclamation contre CVtoBrand est éteinte si elle n’est pas notifiée par écrit dans un délai de douze (12) mois à compter du moment où le Client a eu ou aurait raisonnablement dû avoir connaissance des faits sur lesquels elle repose. La responsabilité n’est engagée que si le Client met CVtoBrand en demeure par écrit sans délai, en lui accordant un délai raisonnable pour remédier au manquement, et que CVtoBrand n’exécute toujours pas ses obligations à l’issue de ce délai, sauf si l’exécution est devenue définitivement impossible.

14. Garantie du Client

Le Client garantit et indemnise CVtoBrand contre toute réclamation, amende, tout dommage et tous frais (y compris des frais juridiques raisonnables) de tiers, notamment de candidats, de clients et d’autorités de contrôle, résultant des Données du Client, de l’utilisation du Service ou de la Sortie par le Client, ou d’une violation par le Client des présentes Conditions, du DPA ou de toute loi ou réglementation. La présente garantie ne s’applique pas dans la mesure où la réclamation, l’amende ou le dommage résulte d’une violation par CVtoBrand du DPA ou des obligations du RGPD spécifiquement imposées aux sous-traitants, ou du fait que CVtoBrand a agi en dehors ou à l’encontre des instructions licites du Client. CVtoBrand informe le Client sans délai de toute réclamation de ce type et lui permet d’en assurer la défense.

15. Durée, résiliation et données après la fin

15.1 Le contrat est conclu pour la durée indiquée dans la commande ou dans le Service et, sauf indication contraire, est reconduit automatiquement pour la même durée sauf résiliation avant la fin de la période en cours.

15.2 Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat si l’autre partie commet un manquement grave et n’y remédie pas dans un délai raisonnable après mise en demeure écrite. CVtoBrand peut suspendre ou résilier l’accès avec effet immédiat en cas d’utilisation illicite ou de risque de sécurité.

15.3 Le Client peut supprimer son compte à tout moment, dans le Service lorsque cette fonction est disponible, ou en envoyant une demande depuis l’adresse e-mail d’un administrateur de l’Espace de travail à [email protected]. Un délai d’annulation de 10 jours commence alors à courir. Pendant ce délai, le Client peut annuler la suppression (dans le Service ou via [email protected]) et exporter la Sortie dont il a encore besoin ; il s’agit de la dernière possibilité de le faire. À l’expiration du délai d’annulation, le contrat prend fin et CVtoBrand supprime définitivement toutes les données de l’Espace de travail du Client, y compris le compte, les Utilisateurs, les profils de CV, les paramètres, les journaux d’audit et les données d’utilisation, sans retard injustifié et au plus tard 30 jours après l’expiration du délai d’annulation, conformément au DPA. La seule exception concerne les pièces de facturation et de paiement que CVtoBrand est légalement tenue de conserver ; elles sont conservées pendant 7 ans et limitées à ce qui est nécessaire à cette fin. Les sommes déjà payées ne sont pas remboursées (article 9.2).

15.4 Si le contrat prend fin d’une autre manière, y compris par résiliation ou non-renouvellement, les mêmes règles qu’à l’article 15.3 s’appliquent : un délai d’annulation de 10 jours commence à la fin du contrat, pendant lequel le Client peut encore exporter la Sortie dont il a besoin ; si l’administrateur du Client n’a plus accès au Service à cette fin, CVtoBrand rétablit l’accès, uniquement pour l’export, sur demande envoyée à [email protected] pendant ce délai. À l’expiration du délai d’annulation, CVtoBrand supprime définitivement toutes les données de l’Espace de travail du Client, dans le même délai et avec la même exception unique pour les pièces de facturation et de paiement qu’à l’article 15.3. Les journaux d’audit ne sont en tout état de cause pas conservés plus de 12 mois.

16. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l’autre partie et ne les utilise que pour l’exécution du contrat, sauf obligation légale de divulgation.

17. Modification des présentes Conditions

CVtoBrand peut modifier les présentes Conditions. Les modifications substantielles sont annoncées au moins 30 jours à l’avance. Si le Client n’accepte pas une modification substantielle, il peut résilier le contrat à la date d’entrée en vigueur de la modification. Les modifications imposées par la loi ou qui ne sont pas au détriment du Client peuvent prendre effet immédiatement.

18. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions et le contrat sont régis par le droit néerlandais, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises. Les litiges sont soumis exclusivement à la juridiction compétente du tribunal d’arrondissement du Nord des Pays-Bas (Rechtbank Noord-Nederland), siège de Leeuwarden, sauf disposition contraire du droit impératif.

19. Dispositions générales

19.1 Si une disposition des présentes Conditions est nulle ou annulée, les autres dispositions restent applicables et les parties la remplacent par une disposition valable aussi proche que possible de son objectif.

19.2 Les présentes Conditions, le DPA et la politique de confidentialité sont disponibles en anglais, néerlandais, allemand, français et espagnol. Les traductions sont fournies à titre de commodité. La version anglaise fait foi : en cas de différence ou d’incohérence entre les versions linguistiques, y compris quant à leur interprétation, la version anglaise prévaut.

19.3 Le cocontractant du Client est CVtoBrand au sens de l’article 1.1. L’adresse de contact unique de CVtoBrand pour les questions, notifications juridiques, questions de protection des données, demandes des personnes concernées et notifications au titre du DPA est [email protected].

19.4 Les notifications au titre des présentes Conditions et du DPA peuvent valablement être effectuées par e-mail. Les notifications à CVtoBrand sont envoyées à [email protected] ; les notifications au Client sont envoyées à l’adresse ou aux adresses e-mail du ou des administrateurs de son Espace de travail. Une notification par e-mail prend effet lorsqu’elle parvient dans la boîte de réception du destinataire, sauf si l’expéditeur reçoit un message d’échec de remise.